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Examens postérieurs à la mise en œuvre - S'assurer que ce que vous avez fourni fonctionne réellement

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Hadynyah

Prenez le temps de réfléchir à votre passé pour améliorer votre avenir.

"Terminer un projet" n'est pas la même chose que mettre fin au processus de gestion de projet. Finir simplement ne garantit pas que l'organisation profite des résultats du projet.

Par exemple, après avoir terminé un projet d'un an visant à établir un nouveau processus de gestion de la qualité pour votre organisation, vous voulez vous assurer que ce que vous aviez l'intention de faire a bien été réalisé. Votre objectif n'était pas simplement de mettre en place un processus – mais plutôt de mettre en place le processus qui répond au besoin métier spécifique que vous aviez l'intention de répondre. C'est la vraie mesure du succès.

Toutefois, pour tirer le meilleur parti des avantages du projet, vous devez également vérifier si de nouvelles améliorations apporteront des avantages encore plus importants.

Vous devez également vous assurer que les leçons apprises pendant le projet ne sont pas oubliées. Vous pouvez concevoir et exécuter plus efficacement des projets futurs lorsque vous tirez parti des leçons tirées de l'expérience de projets antérieurs.

Alors, comment pouvez-vous mesurer correctement le succès d'un projet et travailler à l'amélioration continue? C’est là que le processus d’examen postérieur à la mise en œuvre (PIR) est utile. Cela vous aide à répondre aux questions clés suivantes:

  • Le projet a-t-il résolu complètement le problème pour lequel il avait été conçu?
  • Pouvons-nous aller plus loin et offrir des avantages encore plus importants?
  • Quelles leçons avons-nous apprises que nous pouvons appliquer aux projets futurs?

Le processus PIR

La clé du succès d'un PIR consiste à reconnaître que le temps consacré au projet ne représente qu'une petite partie d'un calendrier en cours.

Pour les personnes et les organisations qui travailleront à l'avenir sur des projets similaires, il est logique de tirer autant de leçons que possible afin d'éviter que les erreurs ne se reproduisent dans les projets futurs.

Et pour les organisations bénéficiant du projet, il est logique de s'assurer que tous les avantages souhaités ont été réalisés et de comprendre quels avantages supplémentaires peuvent être obtenus.

Quand revoir

Un bon moment pour commencer à penser à l'examen après la mise en œuvre est le moment où les membres de l'équipe de projet se souviennent le plus tôt – peu de temps après la fin du projet et lorsque la plupart des problèmes ont été résolus. Commencez à énumérer des idées et des observations alors qu'elles sont encore fraîches dans l'esprit des gens.

Toutefois, pour évaluer correctement la qualité de la mise en œuvre et mener à bien ce processus, vous devrez attendre suffisamment longtemps pour que les modifications apportées par le projet prennent réellement effet.

Il faudra probablement une période d'ajustement avant de pouvoir enfin examiner la solution telle qu'elle était censée fonctionner: vous devrez probablement surmonter une partie de la résistance habituelle au changement, tenir les mains de la main lorsqu'elles exploitent de nouveaux systèmes et éliminer les problèmes techniques cela n'a pas émergé lorsque les livrables ont été testés. Par conséquent, vous devez généralement prévoir quelques semaines, voire quelques mois, avant de réaliser le PIR complet. Dans la mesure du possible, prévoyez au moins un cycle complet d’affaires fructueux avant de passer en revue les leçons apprises.

Quoi réviser

Voici quelques conseils pour mener le PIR:

  • Demander l'ouverture – Insistez sur l'importance d'être ouvert et honnête dans votre évaluation et assurez-vous que les personnes ne sont en aucune manière punies pour leur ouverture.
  • Être objectif – Décrivez objectivement ce qui s'est passé, puis concentrez-vous sur les améliorations.
  • Documenter le succès – Documenter les pratiques et les procédures qui ont conduit au succès des projets et faire des recommandations pour les appliquer à des projets futurs similaires.
  • Regarde avec le recul – Faites attention aux "inconnus" (maintenant connus!) Qui peuvent avoir augmenté les risques de mise en œuvre. Développez une manière de les rechercher dans les projets futurs.
  • Être tourné vers l'avenir – N'oubliez pas que le but est de se concentrer sur l'avenir, pas de blâmer ce qui s'est passé dans le passé. Ce n'est pas le moment de se concentrer sur une personne ou une équipe.
  • Regardez les positifs et les négatifs – Identifiez les leçons positives et négatives.

Lors de la révision, incluez les activités suivantes:

  • Effectuer une analyse des écarts.
    • Examinez la charte de projet pour évaluer dans quelle mesure les résultats du projet correspondent aux objectifs initiaux.
    • Passez en revue les produits livrables attendus (y compris la documentation) et assurez-vous que ceux-ci ont été livrés à un niveau de qualité acceptable, ou qu'un substitut acceptable est en place.
    • S'il y a des trous, comment seront-ils fermés?
  • Déterminez si les objectifs du projet ont été atteints.
    • Le produit livrable fonctionne-t-il comme prévu?
    • Les taux d'erreur sont-ils suffisamment bas et sont-ils adaptés à l'utilisation envisagée?
    • Est-ce que cela fonctionne bien et d'une manière qui s'adaptera sans problème aux futures demandes d'exploitation?
    • Les utilisateurs sont-ils correctement formés et soutenus? Et y a-t-il suffisamment de personnes compétentes et confiantes en confiance?
    • Les contrôles et systèmes nécessaires sont-ils en place et fonctionnent-ils correctement?
    • Quelles activités de routine sont nécessaires pour soutenir la réussite du projet?
    • S'il y a des problèmes ici, comment seront-ils résolus?
    • Comment le résultat final se compare-t-il au plan de projet initial, en termes de qualité, de calendrier et de budget?
  • Déterminez la satisfaction des parties prenantes.
    • Les besoins des utilisateurs finaux ont-ils été satisfaits?
    • Le sponsor du projet est-il satisfait?
    • Quels sont les effets sur le client ou l'utilisateur final?
    • Si les personnes clés ne sont pas satisfaites, comment cela devrait-il être résolu?
  • Déterminez les coûts et les avantages du projet.
    • Quels ont été les coûts finaux?
    • Combien coûtera le fonctionnement de la solution?
    • Quel sera le coût de la prise en charge de la solution dans le futur?
    • Comment les coûts se comparent-ils aux avantages obtenus?
    • Si le projet n'a pas généré de retour suffisamment important, comment peut-il être amélioré?
  • Identifier les domaines pour le développement ultérieur.
    • Tous les avantages escomptés ont-ils été obtenus? Si non, que faut-il pour les atteindre?
    • Existe-t-il des possibilités de perfectionnement et d’encadrement qui maximiseront les résultats?
    • Pourriez-vous apporter d'autres modifications qui apporteraient encore plus de valeur?
    • Existe-t-il d'autres avantages supplémentaires pouvant être obtenus?
  • Identifiez les leçons apprises.
    • Dans quelle mesure les produits livrables du projet ont-ils été évalués et dans quelle mesure les délais et les coûts ont-ils été évalués?
    • Qu'est-ce qui a mal tourné, pourquoi ces choses ont-elles mal tourné et comment ces problèmes pourraient-ils être évités la prochaine fois?
    • Qu'est-ce qui s'est bien passé et sur lequel il faut apprendre?
  • Rendre compte des conclusions et des recommandations.
    • Qu'avez-vous appris de cette revue?
    • Avez-vous besoin de mesures correctives pour obtenir les avantages souhaités?
    • Quelles leçons avez-vous apprises qui doivent être reportées dans les projets futurs?
    • Ce projet débouche-t-il naturellement sur des projets futurs, qui s'appuieront sur le succès et les avantages déjà obtenus?

Comment réviser

Lors de l'examen post-implémentation, certaines méthodes et pratiques vous aideront à obtenir les meilleures informations possibles:

  • Définir préalablement la portée de la révision -La dernière chose que vous voulez faire est de créer un problème politique. Compte tenu du nombre de personnes souvent impliquées dans un projet, il est facile de blesser quelqu'un lorsque l'on examine le succès du projet. Clarifiez vos objectifs pour la révision et explicitez vos intentions – cela permettra de mieux garantir que les personnes partagent leurs expériences de manière ouverte et honnête. Ensuite, assurez-vous que vous tenez à ces intentions et que votre processus ne soit pas inutilement meurtri!
  • Examiner les documents clés – Rassemblez les documents clés du projet. Cela vous aidera à évaluer le processus de planification du projet, ainsi que les avantages réels obtenus grâce au projet.
  • Pensez à utiliser des réviseurs indépendants – Dans la mesure du possible, utilisez des personnes extérieures dans votre processus d’examen pour obtenir une vue objective et dégagée du projet. Certaines personnes recommandent de n'utiliser que des personnes indépendantes lors de l'examen. Cependant, vous pouvez en apprendre beaucoup du point de vue de ceux qui ont été directement impliqués dans le projet – c'est pourquoi la meilleure stratégie consiste probablement à avoir un équilibre.
  • Utiliser la collecte de données appropriée – Recueillir les informations de la manière la plus appropriée, par exemple en utilisant des entretiens et des enquêtes. En outre, testez le produit livrable vous-même pour vous assurer d'obtenir des informations de première main.
  • Livrer des rapports appropriés – Rapportez vos découvertes et publiez les résultats. N'oubliez pas que le PIR est conçu pour aider les gestionnaires de projet à mener des projets plus efficaces à l'avenir, ainsi que pour mesurer et optimiser les avantages du projet spécifique examiné.
  • Recommandations actuelles – Présentez les recommandations détaillées à l'organisation et aux chefs de projet, ainsi qu'aux clients et aux autres parties prenantes. Incluez autant de personnes que nécessaire afin de conserver et d'appliquer les informations relatives aux meilleures pratiques à l'avenir.

Lorsque vous planifiez votre RIP, soyez conscient des coûts et des avantages du processus d’examen lui-même. Les entretiens avec les parties prenantes et les clients, le test de la solution et la documentation des résultats prennent beaucoup de temps. Assurez-vous que le temps et les ressources consacrés à l'examen correspondent à la portée du projet et à ses résultats, et que les avantages potentiels de cet examen valent bien l'effort consenti.

Points clés

Un examen postérieur à la mise en œuvre (PIR) est effectué après l'achèvement d'un projet. Son objectif est d'évaluer si les objectifs du projet ont été atteints, de déterminer l'efficacité de l'exécution du projet, de tirer des enseignements pour l'avenir et de faire en sorte que l'organisation tire le meilleur parti possible du projet.

Après un long projet, la dernière chose que beaucoup d’équipes de projet souhaitent faire est de revivre le processus et de chercher des moyens de s’améliorer. Cependant, un examen prospectif permet de découvrir de nombreux conseils et stratégies d'amélioration.

En menant un PIR complet et opportun, vous identifierez les principales leçons apprises, que vous pourrez ensuite appliquer à la planification et à la gestion de projets futurs.

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