Comment écrire un email professionnel parfait en anglais – ecrire un livre de romance

C’est une journée passionnante – votre première à un nouvel emploi. Et c’est le genre de travail auquel vous pourriez vous habituer: Être assis dans un fauteuil confortable et manipuler des courriels n’est pas un travail éreintant, pas vrai? Mais il se peut que certaines parties ne vous viennent pas naturellement, du moins pas tout de suite.

Vous voulez peut-être que les courriels que vous rédigez projetent de la confiance et du contrôle, mais craignez que chaque partie ne soit rangée dans le bon ordre. Vous n’êtes peut-être pas sûr de la meilleure façon de dire bonjour. Peut-être n’avez-vous pas grandi parler anglais à la maison; peut-être que ce n’est toujours pas la langue dans laquelle vous rêvez.

Quoi qu’il en soit, ne vous inquiétez pas, car avec un peu de pratique, rédiger le parfait courriel professionnel deviendra facile, même automatique. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

1
Saluez la personne à qui vous écrivez.

Il peut sembler étrange de s’adresser à un étranger sur Internet cher, mais c’est la norme dans correspondance officielle. Parmi les autres options respectables mais moins courantes figurent Salutations et Salutations.

Dans la mesure du possible, il est préférable de mettre le nom du destinataire. Suivez-le avec une virgule ou un deux-points, comme dans ces exemples:

  • Cher Tchad,
  • Cher M. Oswald,
  • Chère Madame Picard-Mimms,

Si vous ne savez pas si une femme à qui vous écrivez est Mme. ou Mme., puis Mme. est généralement l'option la plus sûre. Une autre approche solide et neutre en termes de genre consiste simplement à indiquer le nom complet du destinataire:

En revanche, le générique cher Monsieur ou Madame semble impersonnel et devrait être évité.

2
Remerciez-vous le destinataire ou répondez-vous à un message récent de sa part? Si oui, commencez par là.

(Si vous contactez un étranger avec lequel vous n'avez jamais correspondu auparavant, commencez le corps de votre courrier électronique à l'étape 3.)

Ce que vous choisissez d’écrire en premier indique au lecteur ce qui vous semble important.

Si vous avez quelque chose pour lequel exprimer votre gratitude, vous voulez le faire au début, de sorte que vous ne vous sentiez pas comme une réflexion après coup. De même, si vous êtes déjà en pleine conversation, vous voulez rester sur la bonne voie et ne pas changer de sujet. Quelques exemples:

  • Merci pour votre aimable contribution à Red Panda Conservation International.
  • Merci de votre intérêt; mon client serait plus qu'heureux de bavarder au moment que vous avez suggéré.
  • Les pièces de rechange que vous avez demandées pour votre DeLorean doivent être livrées cette semaine.

La clé ici est d’arriver au fait rapidement; vous ne voulez pas laisser un lecteur occupé s'interroger.

3
Expliquez ce sur quoi vous écrivez.

Vous devez répondre clairement à deux questions. Qu'espérez-vous que se produise et comment la personne à qui vous écrivez peut-elle aider? Par exemple:

  • Je vous écris pour vous renseigner sur votre recherche sur la façon dont les chats toilettent leurs manteaux.
  • Je suis un producteur de radio locale qui souhaite programmer une interview en direct avant votre performance à Oakland la semaine prochaine.
  • Mon bureau d’architecte a besoin d’expertise sur trois maisonset plusieurs collègues me disent que votre compréhension est sans égale.

En énonçant votre but, vous voulez être direct, mais pas au point de paraître brusque ou grossier. Si cela vous semble être un exercice d'équilibre délicat, privilégiez la formalité. Tout comme il vaut mieux être légèrement trop habillé au travail que trop décontracté, il est généralement préférable que votre premier e-mail à un nouveau contact soit exceptionnellement poli.

4
N'oubliez pas de rester bref.

Les e-mails professionnels ne doivent pas être d'une longueur épique. Respectez le temps de vos lecteurs, car s’ils estiment que votre message est trop long, ils commenceront probablement à écrémer.

Si un sujet épineux nécessite une longue discussion, cherchez de meilleurs moyens de communiquer à ce sujet que le courrier électronique. Utilisez votre message comme un moyen de mettre en place une réunion ou une discussion plutôt que comme un lieu pour un traité dense sur le sujet.

5
Terminez avec une ligne de fermeture.

Votre email devrait conclure avec une phrase qui clarifie votre signification et définit la prochaine étape. Cela pourrait pousser le lecteur à agir, ou être un moyen de calmer doucement la conversation.

  • J’attendrai avec impatience d’en discuter avec vous jeudi, à 11 heures.
  • Veuillez consulter le projet de manuscrit que je joins au présent document et laissez-moi savoir les révisions ou les questions qui vous viennent à l’esprit.
  • Vos conseils ont été extrêmement utiles et je suis impatient d’être en contact avec vous.

Tout comme votre message a peut-être commencé lorsqu'un courrier électronique précédent a été laissé, vous souhaitez que celui-ci se termine par la mise en place d'une correspondance future.

6
Signer avec une fermeture appropriée

Il y a beaucoup de façons de mettre fin à un email Avant de mettre votre nom, mais dans l’intérêt du décorum professionnel, il vaut probablement mieux ne pas faire preuve de trop de créativité. De nombreuses personnes s'inquiètent de la distorsion des approbations des courriels telles que «Bravo» et «VR» (très respectueusement). Choisissez donc celui qui ne se sentira pas à l’endroit. Certaines des options les plus fiables sont:

  • Cordialement,
  • Votre sincèrement,
  • Merci encore,
  • Heureusement
  • Meilleures salutations,
  • Avec respect,

À ce stade, vous avez presque terminé, il ne reste plus qu’un dernier pas important à franchir.

7
Prenez un moment pour relire.

Revoir ce que vous avez écrit avant de cliquer sur Envoyer ne devrait pas être une corvée fastidieuse: rappelez-vous, l’email idéal est concis.

Assurez-vous que votre message d'accueil est correct (rien ne semble pire que de vous rendre compte que le nom de la personne que vous venez d'envoyer un courrier électronique a été mal orthographié) et que vous dites merci lorsque cela est approprié. Vérifiez à nouveau que toute demande que vous faites est simple et facile à comprendre, mais pas brusque ou présomptueuse.

En outre, ceci est votre dernière chance d'attraper des fautes de frappe subtiles; Nous avons vu plus d'un fil de discussion sauter complètement hors des rails quand quelqu'un voulait taper «maintenant» mais par inadvertance mettre «non» à la place, comme dans «Nous n'essayons pas d'avoir la présentation prête pour jeudi». Soyez vigilant .

Grammarly est là pour vous aider.

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